کتاب و سوابق

2021-06-2

SEC قانون 17A-4 را در 12 اکتبر 2022 اصلاح کرد تا الزامات مربوط به نگهداری و حفظ سوابق الکترونیکی ، استفاده از خدمات ضبط شخص ثالث برای نگه داشتن سوابق و تولید سریع سوابق را اصلاح کند. تاریخ مؤثر و تاریخ انطباق برای اصلاحات به ترتیب 3 ژانویه ، 2023 و 3 مه 2023 است. FINRA نمودار را تهیه کرده است که مهمترین تغییرات را خلاصه می کند.

بند 17 (الف) (1) قانون مبادله اوراق بهادار در سال 1934 ("قانون تبادل" یا "دریا") به دلالان ثبت شده ثبت شده نیاز دارد تا سوابق و گزارش های مقرر شده توسط کمیسیون اوراق بهادار و بورس را تهیه ، نگهداری و انتشار کنند ("ثانیه "). کتاب ها و سوابق SEC و قوانین قابل اجرا برای دلالان دلال ، قوانین دریا 17A-3 و 17A-4 ، حداقل الزامات را با توجه به سوابق که دلالان دلالان باید ایجاد کنند ، مشخص کنید ، چه مدت این سوابق و سایر اسناد مربوط به یک دلال دلالتجارت باید نگه داشته شود و به چه شکلی که ممکن است آنها را حفظ کنند. SEC مستلزم آن است که دلالان دلال سوابق خاصی را ایجاد و حفظ کنند به طوری که ، از جمله موارد دیگر ، SEC ، سازمان های خود نظارتی ("SRO") و تنظیم کننده های اوراق بهادار دولتی ممکن است معاینات مؤثر کارگزاران را انجام دهند.

FINRA همچنین قوانین ضبط خاص دارد. علاوه بر این ، FINRA مسئول ، از جمله موارد دیگر ، اجرای انطباق توسط اعضای خود و افراد مرتبط با آنها با کتاب های SEC و قوانین سوابق قابل استفاده برای دلالان دلال ، هیئت مدیره قانون سازی اوراق بهادار شهرداری ("MSRB") و همچنین قوانین ضبط و همچنین قوانین ثبت نام اوراق بهادار شهرداری است. قوانین ضبط شده از FINRA.

حفظ کتاب ها و سوابق کامل و دقیق به منظور فعالیت در صنعت اوراق بهادار مورد نیاز است. در این زمینه قوانین و الزامات متعددی وجود دارد و همچنین راهنمایی های خاص شرکت را نشان می دهد که ضبط و نگهداری ارتباطات الکترونیکی مانند ایمیل و پیام های فوری و همچنین سوابق کپی سخت را نشان می دهد. نمایندگان ، سرپرستان و افسران انطباق ثبت نام شده باید این مقررات را درک کنند و هنگام انجام کار خود به آنها و راهنمایی شرکت خود رعایت کنند.

گزارش 2022 در مورد برنامه بررسی FINRA و نظارت بر ریسک

کتاب ها و سوابق ، ارتباطات با فعالیت های تجاری عمومی و خارج از کشور و بخش معاملات اوراق بهادار خصوصی بخش گزارش سال 2022 در مورد فعالیت های نظارت و معاینه ریسک FINRA (گزارش) برنامه های انطباق بنگاه های عضو را با ارائه بینش سالانه از عملیات نظارتی مداوم FINRA ، از جمله ، آگاه می کند.(1) تعهدات نظارتی مربوطه و ملاحظات مرتبط ، (2) یافته های امتحان و شیوه های مؤثر ، و (3) منابع اضافی.

در این صفحه

I. کتاب و سوابق چیست؟

به طور کلی ، کتاب ها و سوابق کتاب ها ، حساب ها ، سوابق ، یادداشت ها ، مکاتبات و سایر مستندات یا اطلاعاتی است که بنگاه ها باید مطابق با قوانین اوراق بهادار فدرال ، قوانین MSRB ، قوانین FINRA و سایر قوانین ، قوانین ، قوانین و سایر قوانین ، قوانین و سایر قوانین را حفظ و حفظ کنند. آئین نامه. قوانین ضبط شده ، شرکت ها را ملزم می کند ، از جمله سایر سوابق ، ارتباطات مربوط به "تجارت خود به این ترتیب" ، و شامل بلات و مشاغل ، دارایی و مسئولیت ، رهبران درآمد و هزینه ، رهبر حساب سرمایه ، دفترچه حساب مشتری ، سوابق اوراق بهادار ، بلیط های سفارشو تأیید تجارتاین الزامات ضبط ، تا حدودی در نظر گرفته شده است تا تنظیم کننده ها امکان دسترسی و بررسی چنین سوابق را فراهم کنند. همانطور که اشاره شد ، این نمای کلی فقط بر برخی از کتابهای و سوابق سوابق SEC و FINRA قابل استفاده است.

الف - الزامات عمومی

قانون FINRA 4511 (الزامات عمومی) شرکت ها را ملزم می کند: (1) کتاب و سوابق را طبق قوانین FINRA ، دریا و قوانین دریایی قابل اجرا تهیه و حفظ کنند. و (2) کتاب ها و سوابق مورد نیاز را مطابق با قوانین FINRA در قالب و رسانه ای که مطابق با قانون دریا 17a-4 است ، حفظ کنید. علاوه بر این ، FINRA Rule 4511 به شرکت ها نیاز دارد تا حداقل شش سال از آن کتاب ها و سوابق FINRA که برای آنها هیچ دوره نگهداری مشخصی طبق قوانین FINRA یا قوانین دریایی قابل اجرا وجود ندارد ، حفظ کنند. این دوره حفظ شش ساله یک دوره حفظ پیش فرض برای آن قوانین FINRA است که شرکت ها را ملزم به حفظ کتاب ها و سوابق خاص می کند ، اما یک دوره نگهداری را مشخص نمی کند ، و در صورت عدم وجود دوره نگهداری طبق قوانین دریا وجود ندارد. در صورت عدم وجود راهنمایی خلاف یک قاعده ، اگر کتاب ها و سوابق مربوط به یک حساب باشد ، دوره نگهداری شش سال پس از پایان تاریخ حساب است. در غیر این صورت ، دوره نگهداری شش سال پس از ساخت چنین کتاب ها و سوابق است.

1. یکپارچگی کتاب و سوابق

شرکت ها موظفند نسخه های خوانا ، واقعی ، دقیق و کامل از کتاب ها و سوابق خود را ذخیره کنند و از یکپارچگی کتاب ها و سوابق از زمان ایجاد یا دریافت کتاب ها یا سوابق در طول دوره نگهداری قابل استفاده محافظت کنند. تغییر ، جعل و تخریب کتاب ها و سوابق مورد نیاز نقض جدی قوانین FINRA و SEC است.

2. فرمت ضبط یا متوسط

شرکت ها ممکن است کتاب ها و سوابق خود را در یکی از سه قالب یا رسانه ذخیره کنند:

فرم کاغذ ؛
در محیط میکروگرافیک (میکروفیلم ، میکروفیک یا هر رسانه مشابه). یا
در رسانه های ذخیره سازی الکترونیکی.

رسانه های میکروگرافیک و رسانه های ذخیره سازی الکترونیکی مشمول الزامات خاص هستند که تحت قانون دریا 17a-4 (f) مورد بحث قرار می گیرند.

3. دوره احتباس

دوره نگهداری برای کتاب ها و سوابق بنگاه ها متفاوت است. همه بنگاهها باید سیاست ها و رویه هایی داشته باشند که به تعهدات مربوط به ثبت ، از جمله دوره های نگهداری بپردازند. شما باید کتابها و سوابق SEC و FINRA را دنبال کنید ، و سیاست های شرکت شخصی شما ، که ممکن است به دوره های احتمالی طولانی تر نیاز داشته باشد.

4- Sec و FINRA کتاب ها و سوابق الزامات

قوانین دریا 17A-3 و 17A-4 حاوی برخی از کتاب ها و سوابق است که دلالان کارگزاران برای ایجاد و حفظ آنها لازم است.

علاوه بر الزامات ضبط شده از FINRA Rule 4511 ، موارد زیر برخی دیگر از قوانین ضبط FINRA است:

قانون FINRA 2210 (ب) (4): ارتباطات با مردم
قانون FINRA 2241 (د) (3): تحلیلگران تحقیق و گزارش های تحقیقاتی ؛افشای در ظاهر عمومی
FINRA قانون 2360 (ب) (23) (ج) (iii): گزینه ها ؛الزامات؛روشهای مناقصه برای اعمال گزینه ها ؛تخصیص اعلامیه های تکلیف ورزش
قانون FINRA 5130 (ب): محدودیت در خرید و فروش پیشنهادات عمومی عمومی. پیش شرط های فروش

ب. نظارت

FINRA قوانین 3110 (نظارت) و 3120 (سیستم کنترل نظارت) شرکت ها را ملزم به ایجاد ، حفظ و اجرای سیستم های نظارتی و رویه های نظارتی کتبی به طور منطقی برای رعایت تعهدات ضبط شده خود می کند. علاوه بر این ، بنگاهها موظفند به طور دوره ای رویه های نظارت کتبی ضبط شده خود را بررسی و به روز کنند و روشهای کنترل نظارتی کتبی مناسب را برای آزمایش و تأیید اینکه این رویه های نظارتی ضبط شده برای رعایت قوانین و مقررات مربوط به ضبط و قوانین و به روزرسانی طراحی شده اند ، انجام دهند. یا در صورت لزوم آنها را اصلاح کنید.

ج - عواقب

عدم تحقق الزامات مربوط به ثبت نام FINRA ، SEC و شرکت ممکن است منجر به عواقب جدی برای بنگاه ها و افراد مرتبط با آنها از جمله جریمه و سایر اقدامات انضباطی شود.

II. رسانه های ذخیره سازی الکترونیکی ("ESM")

A. قانون دریا 17a-4 (f) ESM سازگار

سوابق مورد نیاز برای نگهداری و حفظ به موجب قوانین دریا 17A-3 و 17A-4 ممکن است بلافاصله در رسانه های میکروگرافیک (میکروفیلم یا میکروفیک یا هر رسانه مشابه) یا ESM (هر وسیله ذخیره سازی دیجیتال یا سیستم) که برآورده می شود ، تولید یا بازتولید شوند. شرایط مندرج در قانون دریا 17a-4 (f) و ممکن است برای زمان لازم در چنین رسانه ای حفظ و حفظ شود.

ESM باید شرایط زیر را رعایت کند:

1. اعلان شرکت

دلال دلال باید به مرجع معاینه تعیین شده خود ("DEA") اطلاع دهد که قبل از استفاده از ESM برای اولین بار از ESM استفاده می کند. اگر دلال دلال قصد دارد از ESM استفاده کند که فناوری دیسک نوری نیست ، قانون دریا 17a-4 (F) به دلال دلال نیاز دارد تا حداقل 90 روز قبل از اولین استفاده از چنین رسانه های ذخیره سازی ، DEA خود را به DEA خود اطلاع دهد. دیسک نوری یک دیسک با دسترسی مستقیم است که توسط نور نوشته شده و خوانده می شود ، مانند CD-ROM.

2. نمایندگی ESM

دلال دلال باید نمایندگی خود را به DEA خود ارائه دهد که ESM انتخاب شده شرایط زیر را برآورده می کند:

سوابق را منحصراً با فرمت غیر قابل تجدید و غیر قابل استفاده حفظ می کند.
به طور خودکار کیفیت و صحت فرآیند ضبط رسانه ذخیره سازی را تأیید می کند.
واحدهای اصلی و در صورت کاربرد ، تکراری از رسانه های ذخیره سازی و همچنین تاریخ زمانی را برای دوره نگهداری مورد نیاز اطلاعات ذخیره شده در آن سریال می کند. وت
این ظرفیت را دارد که به راحتی سوابق و فهرست های ذخیره شده را در هر نوع متوسط قابل قبول در قانون دریا 17a-4 (f) بارگیری کند ، همانطور که توسط SEC یا SRO هایی که کارگزار دلاری عضو آن است ، لازم است.

این نمایندگی ممکن است از طریق دلال دلال یا از یک فروشنده متوسط ذخیره سازی یا شخص ثالث دیگر با سطح تخصص مناسب باشد.

3. سیستم حسابرسی

دلال دلال باید دارای یک سیستم حسابرسی باشد که مشخص می کند چه موقع سوابق اصلی و تکراری به محیط ذخیره سازی وارد می شوند و چه موقع تغییراتی در سوابق موجود ایجاد می شود. علاوه بر این ، کارمندان SEC و SRO باید بتوانند نتایج چنین سیستم حسابرسی را بررسی کنند و دلال دلال باید نتایج حسابرسی را برای همان زمان مورد نیاز برای سوابق حسابرسی حفظ کند.

4- دسترسی به سوابق و فهرست ها

دلال-نماینده موظف است تمام اطلاعات مورد نیاز برای دسترسی و دانلود سوابق و نمایه های ذخیره شده را حفظ، نگه دارد و بنا به درخواست کارکنان SEC یا SRO تسلیم کند. این شامل اطلاعات مورد نیاز برای دسترسی به یک سیستم ذخیره سازی و هرگونه اطلاعات یا اعتبار مورد نیاز برای دسترسی به سوابق ذخیره شده در آن است. از طرف دیگر، دلال فروشنده ممکن است یک کپی از فرمت فایل فیزیکی و منطقی رسانه ذخیره سازی، فرمت فیلد انواع مختلف اطلاعات نوشته شده بر روی رسانه ذخیره سازی و کد منبع، همراه با مستندات مناسب را در امانت قرار دهد و آن را حفظ کند. و اطلاعات لازم برای دسترسی به سوابق و نمایه ها.

5. نمایندگی دسترسی شخص ثالث

اگر دلال-نماینده برخی یا همه سوابق مورد نیاز خود را منحصراً در ESM ذخیره کند، کارگزار-نماینده باید یک تعهدنامه شخص ثالث نیز داشته باشد (دقیقاً همانطور که در قانون SEA 17a-4(f)(3)(vii) مشخص شده است.) با DEA کارگزار - فروشنده به این معنا که شخص ثالث می تواند دسترسی به سوابق ذخیره شده در ESM کارگزار - فروشنده را فراهم کند.

علاوه بر این، هر دو رسانه ESM و میکروگرافیک باید شرایط 6 تا 9 زیر را داشته باشند.

6. تسهیلات بازیابی

کارگزار-نماینده باید امکاناتی در دسترس داشته باشد که به کارکنان SEC و SRO اجازه دهد سوابق مربوطه را بیابند یا به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند، آنها را بخوانند و آنها را تولید یا دانلود کنند.

7. بزرگنمایی فاکس

کارگزار-نماینده باید بتواند فوراً هرگونه بزرگنمایی فکس رکوردی را که SEC، SRO یا تنظیم کننده اوراق بهادار دولتی درخواست کند، ارائه دهد. به عنوان مثال، اگر یک رکورد در اندازه کوچک شده ذخیره شود، کارگزار-فروشنده باید بتواند در صورت درخواست، بزرگنمایی دقیق رکورد را ارائه دهد.

8. کپی تکراری

کارگزار-فروشنده باید یک نسخه تکراری از سابقه را جدا از نسخه اصلی ذخیره کند. کپی تکراری ممکن است در هر یک از سه فرمت یا رسانه قابل قبول طبق قانون SEA 17a-4 (مانند فرم کاغذی، رسانه میکروگرافیک یا ESM) ذخیره شود. کپی تکراری باید برای مدت زمان مشابه رکورد اصلی ذخیره شود.

9. شاخص ها

دلال-فروشنده باید تمام اطلاعات نگهداری شده در رسانه اصلی و هر رسانه ذخیره سازی تکراری را به دقت سازماندهی و فهرست بندی کند. کارگزار-فروشنده باید بتواند چنین شاخص هایی را برای بررسی توسط کارکنان SEC و SRO در دسترس داشته باشد. کارگزار-نماینده همچنین باید یک نسخه تکراری از فهرست را جدا از هر فهرست اصلی ذخیره کند. نمایه های اصلی و تکراری باید برای مدت زمان مشابهی ذخیره شوند که رکورد ایندکس شده زیربنایی.

III. برون سپاری

یک دلال دلال ممکن است از یک سرویس ضبط برای حفظ سوابق مورد نیاز کارگزار استفاده کند. با این حال ، بنگاهها مسئولیت مداوم برای نظارت ، نظارت و نظارت بر عملکرد خدمات ضبط شده از فعالیتهای تحت پوشش دارند ، و آنها باید سیاست ها و رویه های خاصی را برای نظارت بر رعایت رعایت خدمات ضبط با شرایط هرگونه توافق انجام دهند و ارزیابی تناسب اندام و تناسب اندام و ارزیابی تناسب اندام و تناسب اندام را ارزیابی کنند. امکان انجام فعالیتهای برون سپاری. شرکت ها همچنین باید اطمینان حاصل کنند که سیاست ها و رویه های آنها تجزیه و تحلیل دقیق ارائه دهنده خدمات ضبط را برای تعیین اینکه آیا سرویس ضبط کننده قادر به انجام این کارکردها است ، به ویژه با توجه به خطرات حملات سایبری ، ارائه می دهد. علاوه بر این ، برون سپاری یک کارکرد ضبط به شخص ثالث ، دلال کارگزار را از مسئولیت نهایی خود برای رعایت قوانین FINRA و SEC قابل اجرا تسکین نمی دهد. برای بحث و گفتگو مفصل در مورد مسائل برون سپاری اضافی و شیوه های امنیت سایبری ، به اعلامیه نظارتی 21-29 (اوت 2021) مراجعه کنید (FINRA به شرکتها به تعهدات نظارتی خود در رابطه با برون سپاری فروشندگان شخص ثالث یادآوری می کند ، گزارش در مورد شیوه های انتخاب شده سایبری-2018 و گزارش در موردشیوه های امنیت سایبری (فوریه 2015).

علاوه بر این ، اگر سوابق مورد نیاز یک دلال کارگزار توسط یک سرویس ضبط حفظ شود ، سرویس ضبط شده باید به SEC متعهد کتبی مطابق با قانون دریا 17a-4 (i) را تشکیل دهد و دلال دلال باید افشای مناسب را در مورد چنین مواردی ارائه دهدترتیب در فرم BD آن (برنامه یکنواخت برای ثبت نام دلال کارگزار).

IVارتباطات الکترونیکی

کتاب ها و سوابق قوانین مربوط به ارتباطات الکترونیکی

قانون دریا 17a-4 (b) (4) مستلزم آن است که یک دلال دلال اصلی همه ارتباطات دریافت شده و کپی از کلیه ارتباطات ارسال شده توسط دلال دلال مربوط به "تجارت خود را به عنوان چنین" را برای حداقل سه سال حفظ کند. دو سال در مکانی به راحتی در دسترس. همچنین به قانون FINRA 3110. 09 (حفظ مکاتبات و ارتباطات داخلی) مراجعه کنید. این نیاز برای کلیه ارتباطات الکترونیکی مربوط به تجارت شرکت ، از جمله ایمیل و پیام های فوری اعمال می شود. به اعلان اعضای 03-33 (ژوئیه 2003) مراجعه کنید (شفاف سازی اعضا در مورد تعهدات نظارتی و الزامات ضبط برای پیام رسانی فوری).

نکته قابل توجه ، این نیاز ارتباطات الکترونیکی خارجی و داخلی مربوط به تجارت شرکت را پوشش می دهد. ایمیلی بین نمایندگان ثبت شده در همان شرکت ، نمونه ای از ارتباطات الکترونیکی داخلی است. علاوه بر این ، این نیاز به همان اندازه اعمال می شود که آیا ارتباطات الکترونیکی از طریق سکوی یا سیستم شخص ثالث عضو یا ارسال شده است. در صورت عدم توانایی برآورده کردن الزامات مربوط به ضبط ، با توجه به آن نوع خاص از ارتباطات الکترونیکی ، ممکن است شرکت ها اجازه استفاده از هر نوع ارتباطات الکترونیکی را نداشته باشند.

به طور کلی ، قوانین FINRA و SEC ، استفاده از سیستم های ایمیل یا حساب های غیر شرکت را برای انجام مشاغل شرکت ممنوع نمی کنند ، مشروط بر اینکه شرکت ایمیل ها را همانطور که می تواند با ایمیل های ناشی از سیستم ایمیل یا حساب خود ثبت کند ، ضبط و حفظ کند.

شرکت ها همچنین وظیفه دارند نظارت بر ارتباطات الکترونیکی مربوط به تجارت خود و اطمینان از حریم خصوصی چنین ارتباطی را داشته باشند. دیدن:

توجه به اعضای 05-49 (محافظت از اطلاعات محرمانه مشتری) (ژوئیه 2005)
اعلامیه مقررات 10-06 (راهنمای وبلاگ ها و وب سایت های شبکه های اجتماعی) (ژانویه 2010)
اعلامیه نظارتی 11-39 (راهنمای وب سایت های شبکه های اجتماعی و ارتباطات تجاری) (اوت 2011)
اعلامیه تنظیم مقررات 17-18 (راهنمایی در مورد وب سایت های شبکه های اجتماعی و ارتباطات تجاری) (آوریل 2017) (اوت 2021)

گزارش ها و سایر مطالب

گزارش اقدامات امنیت سایبری (فوریه 2015)

با OGC تماس بگیرید

کارکنان دفتر مشاور عمومی FINRA (OGC) راهنمایی های تفسیری مربوط به قوانین FINRA را به کارگزاران، وکلا، نمایندگان ثبت شده، سرمایه گذاران و سایر اشخاص ذینفع ارائه می دهند. لطفاً برای اطلاعات بیشتر به تفسیر قوانین مراجعه کنید.