مدیر پروژه
منابع متنوع هستند. همه چیز از افرادی که با او کار می کنید و تجهیزاتی که استفاده می کنید گرفته تا مواد و سایر لوازم مورد نیاز شما و حتی سایتی که کار می کنید: همه چیز زیر چتر منابع قرار می گیرد. این مقدار زیادی برای تخصیص است! بیایید تخصیص منابع را تعریف کنیم و سپس برخی از نکات تخصیص را مرور کنیم.
تخصیص منابع است?
تخصیص منابع بخش مهمی از برنامه ریزی منابع است که برنامه ریزی وظایف و منابع مرتبط است که این وظایف نیاز به تکمیل دارند. بخشی از تخصیص منابع دانستن در دسترس بودن منابع شما و برنامه ریزی همزمان با جدول زمانی پروژه شما است.
هنگام تخصیص منابع, این می تواند برای فعالیت های پروژه یا غیر پروژه باشد, مانند مدیریت, پشتیبانی, عملیات, و غیره. این منابع می توانند به طور کامل یا تا حدی در دسترس باشند که باید هنگام برنامه ریزی منابع مورد توجه قرار گیرد. هنگامی که محدوده پروژه تغییر می کند یا نیازهای پروژه تغییر می کند, تخصیص منابع نیز باید برای تطبیق با این تغییرات محوری باشد.
تخصیص صحیح منابع در طول چرخه عمر یک پروژه به همان اندازه دشوار است که بخش مهمی از هر برنامه مدیریت کامل پروژه است و باید در مرحله برنامه ریزی یک پروژه انجام شود. این کمک می کند تا نگه داشتن هزینه های پایین, حداکثر بهره وری و کمک می کند تا با روحیه تیم, و همچنین تسهیل رضایت مشتری با دستیابی به بهترین نتیجه و با موفقیت تحویل پروژه.
هنگامی که منابع خود را شناسایی کردید و می خواهید انها را به وظایف اختصاص دهید به نرم افزار مدیریت پروژه خود اضافه کنید. به این ترتیب می توانید با برنامه پروژه خود هماهنگ کرده و در تیم خود توزیع کنید. به عنوان مثال شما می توانید برنامه پروژه خود را مدیریت کنید, تیم خود و منابع غیر انسانی خود را در یک مکان. ساخت برنامه خود را در یک گانت و پیگیری توزیع منابع خود را, پیشرفت و هزینه های نیروی کار در یک نرم افزار. امروز رایگان امتحان کنید!
پروژه های طرح, تخصیص منابع و پیگیری پیشرفت در پروژه مدیر. بیشتر بدانید
نحوه تخصیص منابع در یک پروژه
تخصیص منابع طرحی است که شما با هدف استفاده حداکثری از منابع موجود در یک پروژه تهیه می کنید و این امر باعث می شود فعالیت برنامه ریزی منابع حیاتی باشد. این بیشتر یک برنامه کوتاه مدت است که برای دستیابی به اهداف بعدی تعیین شده است.
این برای تلفن های موبایل به چالش کشیدن, اما نگران نباشید ما پشت خود را کردم. در زیر چند نکته کلی برای کمک به شما در تخصیص منابع هنگام مدیریت یک پروژه وجود دارد.
1. دامنه خود را بدانید
قبل از اینکه بتوانید منابع خود را تخصیص دهید یا مدیریت کنید باید محدوده پروژه مورد نظر خود را تعیین کنید. یک پروژه بزرگ یا کوچک طولانی یا کوتاه?
هنگامی که به این سوالات پاسخ دادید می توانید تصمیم درستی بگیرید که به چه منابعی نیاز دارید و چند مورد برای تکمیل پروژه لازم است.
واضح تر محدوده پروژه است, بهتر است شما قادر خواهید بود به شکل از چگونه به تخصیص منابع خود را. از این رو, زمان برای دریافت تصویر کامل از پروژه قبل از انجام هر گونه تخصیص منابع.
2. شناسایی منابع
شما می دانید دامنه, هدف و وظایف برای پروژه شما نیاز به در زمان و در داخل بودجه مورد تایید, در حال حاضر شما باید برای دریافت منابع خود را با هم.
اما این بدان معنا نیست که شما یک استخر نامحدود برای کشیدن دارید. بنابراین, شما باید برای دیدن که در حال حاضر در دسترس, چه تجهیزات شما در حال رفتن به نیاز و یا خرید و جایی که می خواهید برای انجام وظایف برای این پروژه, و این است که فضای موجود.
قبل از اینکه بتوانید منابع را تخصیص دهید باید داشته باشید. بنابراین با استفاده از معیارهای بالا لیستی تهیه کنید و سپس اطمینان حاصل کنید که در بودجه اختصاص داده شده برای پروژه قرار می گیرد.
3. تعلل نکنید
شما مدیر پروژه هستید. شما با برنامه ریزی خود زندگی می کنید و می میرید. تخصیص منابع هیچ تفاوتی ندارد. انتظار تا زمانی که چیزی خراب شود به این معنی است که شما باید تلاش کنید تا در صورت امکان دوباره به مسیر خود برگردید.
اجتناب ناپذیر است که منابع نیاز به تخصیص مجدد داشته باشند. چه طرح شما تا کنون ایجاد شده است که در سنگ تعیین شد? از این رو, در فرایند برنامه ریزی, شما باید برخی از زمان به تحقیق در کجا و زمانی که شما ممکن است یک عضو تیم مسدود شده و یا وابستگی وظیفه را.
با تنظیم یک برنامه منابع و توجه به این هشدارهای پرچم قرمز و مهمتر از همه اینکه بدانید که چگونه به این هشدارها پاسخ خواهید داد, از قبل, شما حاضرید با این هشدارها برخورد کنید. همیشه ظهور خواهند کرد.
4. جامع فکر کنید
این یک مشکل است وقتی که شما خیلی روی روند کار متمرکز هستید که از بلند کردن سر خود از برنامه پروژه غافل می شوید تا توجه داشته باشید که در واقع چه اتفاقی می افتد. این صرفا بررسی تخمین های شما در برابر پیشرفت واقعی در پروژه نیست, اگرچه این مهم است, هم.
چیزی که همیشه باید بدانید وضعیت منابع شماست. مثلا, چه برنامه برای تیم خود است, هر زمان گرفتن تعطیلات, بیمار هستند, و غیره.? همچنین, مدت زمان اجاره نامه برای سایت و یا تجهیزات است? اینها سوالات مهمی هستند که باید هنگام برنامه ریزی منابع بپرسید.
اجازه ندهید که هر یک از این اطلاعات گذشته شما به دلیل دید تونل. به کل پروژه نگاه کنید, نه فقط قطعات مختلف, به همان اندازه فریبنده است که می تواند خود را در معیارهای پروژه از دست بدهد.
5. وابستگی های منابع خود را بشناسید
یکی از راه های تخصیص منابع این است که اصلا نیازی به تخصیص منابع نباشد. این به همان اندازه عرفانی نیست که ممکن است به نظر برسد. این شامل چیزی به مراتب کمتر جادویی و عملی تر, برنامه ریزی.
با برنامه ریزی از قبل می توانید از تنگناهایی که منابع شما را در صورت نیاز بیشتر در جریان اجرای پروژه به دام می اندازند جلوگیری کنید. برنامه ریزی همچنین به شما کمک می کند تا منابع خود را کوتاه نکنید. این بدان معنا نیست که شما تنگنا یا کمبود منابع نخواهید داشت اما اگر وابستگی های منابع خود را بدانید احتمال کمتری دارد.
بخشی از برنامه ریزی برای وابستگی ها داشتن یک برنامه احتمالی در صورت مسدود شدن اعضای تیم یا کمبود منابع مورد نیاز است. نگه داشتن برنامه های خود را از بودن بیش از حد وابسته به یک منبع برای جلوگیری از مشکل پایین خط.
6. زمان پیگیری
شما همیشه می خواهید زمان و نحوه کار تیم خود و در صورت کارایی را زیر نظر داشته باشید. این وظیفه شماست که اطمینان حاصل کنید کاری که می توانید در یک روز انجام دهید یک هفته طول نمی کشد. راه هایی برای بهبود ردیابی زمان وجود دارد.
برای این کار باید حجم کار تیم خود را پیگیری کنید. این به ابزارهای مناسب نیاز دارد تا داده های بلادرنگ را در یک صفحه جمع کنید که هم در صورت لزوم می توانید ببینید و هم برنامه ریزی کنید.
7. از ابزارها استفاده کنید
نرم افزار مدیریت پروژه مانند مدیر پروژه یک دارایی بزرگ برای مدیریت منابع شما با بهره وری بیشتر است. با یک ابزار اینترنتی, شما دریافت می کنید اطلاعات پروژه فورا به روز.
شما می توانید ببینید که منابع شما در یک تقویم با کد رنگی اختصاص داده شده است تا توجه داشته باشید که در تعطیلات یا بیمار هستند. برنامه ریزی مجدد برای کمک به یکی از اعضای تیم که بر عهده گرفته شده است یک کلیک ساده روی صفحه کلید است. r
برای دیدن دقیقا چه مقدار پروژه و نرم افزار مدیریت منابع می تواند کمک به شما تخصیص منابع, تماشای فیلم کوتاه زیر. این نشان می دهد تمام مزایای ویژگی های برنامه ریزی ما, داشبورد زمان واقعی, ابزار مدیریت تیم و بیشتر. هنگامی که وجود دارد بسیاری از منابع برای مدیریت, و بسیاری از ذینفعان برای ارضای, خودتان را به نفع و سرمایه گذاری در یک ابزار است که زندگی خود را کمی ساده تر.
8. بیش از حد تخصیص ندهید
بسیاری از مدیران چه به دلیل برنامه ریزی ضعیف و چه ناتوانی در نه گفتن بیش از حد تخصیص می دهند که کمکی نمی کند. تخصیص بیش از حد پروژه به جای اینکه پروژه را به موقع و در بودجه به ارمغان بیاورد فرسودگی شغلی تیم را تهدید می کند.
صادق باش. شما از این عادت بد رنج می برند? در این صورت مراقب باشید و اجتناب کنید. اگر اینکار را نکنید شانس خوب شما تیم روحیه و کیفیت کار پروژه خود را لکه دار کنید وجود دارد.
بی انصافی است که از منابع خود انتظار زیادی داشته باشید که خراب شوند. برنامه منابع خود را مجددا بررسی کرده و برای تخصیص یکنواخت منابعی که در اختیار دارید برای پروژه استفاده کنید.
9. واقع بین باشید
در حالی که تمرین خوبی برای موضوعاتی است که ممکن است در پروژه شما ایجاد شود, شما نمی خواهید منابع را با اضافه کردن بیش از حد بسیاری از افراد یا روزها به برنامه خود اضافه کنید.
هنگامی که شما این کار را انجام, شما در حال انحراف تخمین پروژه و خراب با اثربخشی برنامه ریزی بلند مدت. این رفتن به از خط پایین خود را.
به یاد داشته باشید زمانی که ما ذکر مقایسه تخمین زده خود را به استفاده واقعی? اینجاست که این روند به شما کمک می کند تا به درستی اختصاص داده شوید. همانطور که در بالا اشاره کردیم استفاده از ابزاری نیز برای درک دقیق نحوه پیشروی پروژه مهم است.
10. یک روال داشته باشید
به عنوان مدیر برنامه ریزی می کنید و سپس اجرا و نظارت می کنید. همه چیز بسیار ساختار یافته است. اما گاهی اوقات چیزهایی مانند تخصیص منابع می افتد از طریق ترک, که تنها رفتن به دوباره و امد و شد زیاد شما.
از این رو, شما می خواهید به راه اندازی منظم چک فهم, می گویند یک روز خاص و زمان هر هفته, به از طریق منابع خود را, بررسی ابزار نخست وزیر خود را و اطمینان حاصل کنید که هیچ کس بیش از وظیفه برای کار هفته پیش رو.
کار دیگری که می توانید انجام دهید این است که با اعضای تیم خود صحبت کنید و درک کنید که در خط مقدم پروژه چه اتفاقی می افتد و از او بپرسید که مشکلی دارد یا خیر. با راه اندازی روال چک در و نگه داشتن با نرم افزار پی ام خود را به روز نگه داشتن شما درک روشنی از منابع خود را دریافت کنید.
11. منابع خود را بشناسید
شما نمی توانید چیزی را که نمی دانید مدیریت کنید. شما باید تجربه و مهارت و شخصیت منابع بسیار است که شما وظیفه و یا اختصاص داده شده برای حمایت از پروژه می دانم.
مثلا, شما باید یک پروفایل برای هر یک از اعضای تیم پروژه خود را ایجاد کنید. مهارت ها و تجربه خود را چه هستند? هرچه بیشتر بدانید بهتر می توانید در پروژه قرار دهید و وظایفی را تعیین کنید که می توانند به بهترین وجه انجام دهند.
شما احتمالا از زمانی که تیم خود را جمع می کردید و برای هر کدام شرح شغل نوشته اید چیزی شبیه به این دارید. این فایل ها را به روز نگه دارید تا مهارت ها و تجربیات خود را گسترش دهند. این برای رفع نیازهای پروژه ضروری است.
12. از گزارش منابع استفاده کنید
اگر نمی دانید منابع به کجا اختصاص داده شده است می توانید دوباره تخصیص دهید. ممکن است برنامه ریزی خوبی داشته باشید اما تغییر در پروژه ها اتفاق می افتد. چگونه می تواند به شما بگویم چه اتفاقی می افتد بر روی زمین در مقایسه با برنامه های خود را? گزارش ها.
شما می توانید انواع گزارش ها را تهیه کنید تا تصویری کامل از پروژه و نحوه پیشرفت پروژه به شما بدهد که به شما کمک می کند منابع خود را متعادل کنید. به عنوان مثال گزارش های منابعی وجود دارد که به شما یک نمای کلی از حجم کاری تیم شما و اینکه بیش از حد وظیفه دارند یا بیکار هستند را می دهد.
گزارش های کار شما را به روز می کند و گزارش های واریانس به شما کمک می کند تا تعیین کنید که پروژه طبق برنامه پیش می رود یا خیر. در حالت دوم به شما می دهد اطلاعات حیاتی, مانند اگر شما در پشت برنامه هستید و نیاز به توزیع مجدد کار به عقب بر گردیم در مسیر.
مدیر پروژه گزارش حجم کار خودکار برای منابع ردیابی است.
الگوهای تخصیص منابع رایگان
تخصیص منابع نیاز به داده های دقیق و به موقع برای جلوگیری از تنگناها است که می تواند کم کردن سرعت پروژه خود را. نرم افزار مدیریت پروژه موثرترین راه برای مدیریت منابع شماست اما اگر ابزار مدیریت منابع اینترنتی ندارید الگوهایی وجود دارند که می توانند به شما کمک کنند. مدیر پروژه برای هر مرحله از پروژه شما الگوهای رایگان از جمله الگوهایی برای کمک به تخصیص منابع دارد. در اینجا چند.
الگو گردهمایی مورد نیاز
قبل از اینکه بتوانید منابع خود را تخصیص دهید باید بدانید که چه چیزی لازم است. الگو گردهمایی رایگان برای کلمه به عنوان وسیله ارتباطی بین ذینفعان و تیم پروژه عمل می کند. این تضمین می کند تحویل با کیفیت است که با مشخصات.
الگو ماتریس راسی
شما همچنین باید منابع خود را قبل از تخصیص مناسب سازماندهی کنید. الگوی ماتریس رایگان ما برای اکسل مکانی است که می توانید نقش ها و وظایف اعضای تیم را تعریف کنید. راسی مخفف پاسخگو مشورت و مطلع و قالب رایگان کمک می کند تا شما محل هر کس که در این پروژه در یکی از این ربع.
الگوی طرح منابع
در حال حاضر شما در حال ساخت یک طرح منابع برای کمک به شما در مدیریت تخصیص منابع خود هستید. قالب طرح منابع رایگان ما برای اکسل لیست تمام منابع شما برای این پروژه نیاز, چقدر هزینه خواهد شد و یک ماهانه, هفتگی یا نمودار روزانه از زمانی که شما نیاز. این به شما کمک می کند منابع خود را سازماندهی و برنامه ریزی کنید: هر برگه روی الگو را می توان متناسب با برنامه تولید شما تنظیم کرد.
اگر شما به دنبال یک ابزار مدیریت پروژه است که می تواند به شما کمک کند پیاده سازی این راهنمایی و مدیریت منابع خود را به درستی, سپس نگاه نکنید. مدیر پروژه تمام ویژگی های ذکر شده در بالا را برای کمک به شما در مدیریت منابع خود دارد و این نرم افزار مبتنی بر ابر است که به این معنی است که اطلاعاتی که در حال کار هستید در زمان واقعی است. ببینید که چگونه می تواند شما را با در نظر گرفتن این 30 روز محاکمه رایگان امروز کمک کند!
