تفکر همگرا در مقابل تفکر واگرا: چرا برنامه ریزی همیشه کار درستی نیست

شما در حال نظارت بر یک پروژه هستید و تمام قطعات را در دست دارید.

جدول زمانی دقیق شما ترسیم شده است. شما انتظارات را با رهبران و اعضای تیم تعیین کرده اید. شما آماده هستید تا همه تحویل ها را سازمان یافته نگه دارید.

در نیمه راه این پروژه ، یک تیم با یک پیشنهاد به شما می آید - آنها فکر می کنند که آنها راهی بهتر برای رسیدگی به یک قطعه از روند پیدا کرده اند.

معده شما به کفش های شما می افتد. شما مدیر وظیفه هستید. سازمان دهندهنگهبان برنامه. این تغییر در جهت فقط یک آچار را به برنامه بی عیب و نقصی که ساعت ها در آن وحشت زده اید ، پرتاب می کند. حتی اگر این یک راه بهتر برای پیشبرد باشد ، شما در حال ایده گرفتن از سیستم محبوب خود هستید.

آشنا بنظر رسیدن؟این یک سناریوی مشترک برای مدیران پروژه است. هنگامی که شما کسی هستید که فقط مسئولیت نگه داشتن همه چیز را بر عهده دارید ، قابل درک است که فرآیندهای آزمایش شده و واقعی خود را سفید می کنید.

اما ، در مورد این فکر کنید: ممکن است اعضای تیم اتاق Wiggle را محدود کنید که باید آن پروژه را به سطح بعدی برسانند. با برنامه ریزی آخرین اینچ از انعطاف پذیری ، شما آن را بسیار سخت تر می کنید تا با اطلاعات جدید و خواسته های در حال تحول سازگار شوید.

بنابراین ، شما چه می کنید؟زمان آن رسیده است که متخصصان مدیریت پروژه نه تنها خود را به عنوان نگهبانان برنامه ها فکر کنند ، بلکه افراد مسئول بیرون کشیدن بهترین تیم ها را نیز می دانند.

برای انجام این کار ، آنها باید هر دو بخش از روند حل مسئله خلاق را تشویق و فعال کنند: تفکر واگرا و تفکر همگرا.

تفاوت بین تفکر واگرا و همگرا چیست؟

"تفکر واگرا فرایند ارائه ایده ها و امکانات جدید است - بدون قضاوت ، بدون تجزیه و تحلیل ، بدون بحث. این نوع تفکری است که به شما امکان می دهد تا به صورت رایگان ارتباط برقرار کنید ، "بزرگ شوید" و در مورد روشهای جدید احتمالی برای حل چالش های دشوار که هیچ پاسخ مجرد/راست/شناخته شده ای ندارند ، بحث کنید. "مربی دانشگاه هاروارد.

در مورد یک جلسه طوفان مغزی فکر کنید ، جایی که شما می نشینید تا در مورد اینکه چه مشکل شرکت باید در مرحله بعدی حل شود ، بحث کنید. مردم انواع و اقسام پیشنهادات را ارائه می دهند - حتی مواردی که در نگاه اول می شناسید غیر ممکن است. این تفکر واگرا استشما ایده های Spitballing را بدون هیچ گونه قانون و محدودیت در حال تفکیک هستید.

حالا که آن لیست طولانی از جاه طلبی های بلند را دارید ، بعد چه اتفاقی می افتد؟در دنیای ایده آل ، این تفکر همگرا است.

تفکر همگرا چیست؟

"تفکر همگرا با تجزیه و تحلیل ، قضاوت و تصمیم گیری همراه است. این روند گرفتن ایده های زیادی و مرتب سازی آنها ، ارزیابی آنها ، تجزیه و تحلیل جوانب مثبت و منفی و تصمیم گیری است. "

برخی از این ایده ها از بین می روند زیرا بسیار گران هستند ، بیش از حد وقت گیر هستند ، به منابع زیادی احتیاج دارند ، یا خیلی دور از جعبه هستند. به عبارت ساده ، تفکر همگرا فرایند علفهای هرز استراتژیک از طریق آن ایده ها است تا راه حل خود را پیدا کنید.

این تمرین را که آن مانینگ با کلاس خود انجام می دهد ، بررسی کنید که تفاوت بین این دو نوع تفکر را نشان می دهد:

متفکران همگرا در مقابل متفکران واگرا: آیا یکی بهتر از دیگری است؟

بسته به وضعیت ، همه قادر به تفکر همگرا و واگرا هستند. با این حال ، طبیعی است که هنگام نزدیک شدن به مشکلات و پروژه ها ، بیشتر به یک یا دیگری تکیه دهیم.

«برخی افراد ترجیح طبیعی برای تفکر واگرا دارند. آنها افرادی در سازمان‌ها هستند که عاشق ارائه ایده‌های جدید هستند، منینگ می‌گوید: «آنها همچنین افرادی هستند که در حل چالش‌های دلهره‌آور و پیچیده بسیار مفید هستند، زیرا احتمال بیشتری دارد که ایده‌های جدید و مفید را بیان کنند.»

مسئله واقعی در وابستگی بیش از حد به یک روش تفکر نهفته است.«تفکر واگرا بیش از حد می تواند به ایده پردازی بی پایان و بدون راه حل منجر شود. منینگ اضافه می کند که تفکر همگرا بیش از حد می تواند منجر به عدم ایده های جدید و «فلج تحلیل» شود.

مدیریت پروژه و فریب تفکر همگرا

این تله ای است که متخصصان مدیریت پروژه - که به طور بدنامی با برنامه ها و فرآیندهای خود ازدواج کرده اند - می توانند به راحتی در آن بیفتند.

بیایید همه اینها را با چند مثال تجزیه کنیم. تفکر واگرا با یک هدف شروع می شود – شاید لازم باشد در عرض یک ماه 1000 سرنخ جدید ایجاد کنید. شما با ایده‌ها و راه‌حل‌های خلاقانه برای برآورده کردن این هدف شروع می‌کنید: ساعات خوشی با سخنرانان معروف، ارسال‌کنندگان مستقیم از جمله کارت‌های هدیه ۱۰۰ دلاری، مردی با لباس گوریل در گوشه میدان تایمز.

از آنجا، شما به ارزیابی آن گزینه‌ها و انتخاب گزینه‌هایی که بهترین کار را می‌کنند، می‌روید. این نمونه ای از تفکر همگرا است.

پروژه های موفق باید به این ترتیب پیشرفت کنند، اما اغلب مدیران پروژه از اولین قطعه صرف نظر می کنند. آن‌ها آن‌قدر مشتاق هستند که برنامه‌ای را مشخص کنند که وقت نمی‌گذارند تا تخیلات وحشی شوند. آنها به یک راه حل آزمایش شده اشاره می کنند، آن را به یک هدف گره می زنند و به جلو می روند.

این رویکرد به چند دلیل خطرناک است. برای شروع، شما بارها و بارها به همان ایده ها تکیه خواهید کرد – نه لزوماً به این دلیل که بهترین هستند، بلکه به این دلیل که با آنها راحت هستید.

دوم اینکه موفقیت شما را محدود می کند. سازمان های رقابتی باید انعطاف پذیر، چابک و سازگار باشند. آنها باید آنچه را که ممکن است بررسی کنند، نه اینکه مستقیماً در یک فرآیند برنامه ریزی فرو روند یا به آن فلسفه ترسناک "ما همیشه این کار را انجام داده ایم" تکیه کنند.

کریس گیج، مدیر نرم افزار، در مقاله خود برای Medium می نویسد: «مسئله برنامه ها نیست، برنامه ها به خودی خود خوب هستند. پاسخ پیش‌فرض به هر ناشناخته‌ای این است که به طور اجباری «تصویر یک طرح» را بدست آوریم - برای به دست آوردن «قطعیت». و هنگامی که بر تکمیل چیزی که ذاتاً ناقص است وسواس دارید، خود را بی حرکت می کنید.»

چگونه تفکر واگرا بیشتر را فعال کنیم

در حالی که متخصصان مدیریت پروژه باید تیم ها را برای تفکر متفاوت توانمند کنند، مدیریت جدول زمانی و کارایی هنوز حیاتی است. پس تعادل کجاست؟

چگونه می‌توانید تفکر واگرا را در فرآیندهای برنامه‌ریزی پروژه خود بگنجانید و خلاق باشید – در عین حال ناسازگار نباشید؟در اینجا چند نکته وجود دارد که بتوانید به اندازه کافی زیرک باشید تا به اهداف و خواسته‌های در حال تحول تجاری برسید - بدون اینکه اجازه دهید همه چیز از بین برود.

1. زمان کافی برای هر دو نوع تفکر بانکی کنید

هم تفکر همگرا و هم تفکر واگرا برای حل خلاقانه مسئله و برنامه ریزی پروژه مهم هستند - به این معنی که شما باید برای هر یک از آنها وقت بگذارید.

"ما قبلاً این کار را انجام می دهیم!"شما با خود فکر می کنید، "ما جلسات طوفان فکری زیادی داشته ایم، باور نمی کنید."

اما، واقعاً برای لحظه‌ای به آن فکر کنید: آیا آن جلسات طوفان فکری فرصت‌های واقعی برای تفکر واگرا بودند - جایی که همه و همه ایده‌ها یادداشت می‌شدند تا در مرحله بعد مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند؟یا، آیا شما و سایر اعضای تیم بلافاصله وارد عمل شده اید تا ایده ها را غیرممکن یا نامربوط بنویسید؟

دومی – تلاش برای تفکر واگرا و همگرا در یک زمان – معکوس است. به عبارت دیگر، اختلاط تفکر واگرا و همگرا مانند گذاشتن پای خود روی گاز و سپس ترمز است. منینگ می گوید در نهایت به جایی نمی روید.

در حالی که هر دو نوع تفکر برای موفقیت ضروری هستند، تفکیک آنها هوشمندانه تر است. با آموزش اعضای تیم پروژه خود در مورد این دو نوع تفکر مختلف شروع کنید. متفکر واگرا چیست؟متفکر همگرا چیست؟چرا مهم است و چگونه مردم می توانند هر دو را به خوبی انجام دهند؟

هنگامی که یک جلسه طوفان فکری را شروع می کنید، تأکید کنید که این زمان برای تفکر واگرا واقعی در نظر گرفته شده است. هیچ ایده ای خیلی بزرگ یا احمقانه نیست - هر یک در نظر گرفته می شود. به اعضای تیم یادآوری کنید که اکنون زمان آن نیست که پیشنهادات دیگران را سوراخ کنید.

این تضمین می‌کند که قبل از اینکه مستقیماً وارد برنامه‌ریزی شوید، به مردم فضای تنفسی می‌دهید تا به طور متفاوت فکر کنند. 38 درصد از کارمندان می گویند که رهبران ایده ها را بدون بررسی آنها رد می کنند، دلیل اصلی عدم ابتکار عمل آنهاست، بنابراین تفکر واگرا نه تنها نتایج پروژه را بهبود می بخشد، بلکه روحیه را نیز تقویت می کند!

2. یک سیستم مدیریت کار مشارکتی را پیاده سازی کنید

صبر کنید... یک سیستم مدیریت کار؟آیا این تنها راه دیگری برای مستندسازی برنامه و پایبندی به فرآیند شما نیست؟

درست است، واقعی. یک پلت فرم مدیریت پروژه مشترک (مانند Wrike!) یک راه عالی برای ارائه دید مداوم به برنامه ریزی و پیشرفت پروژه است. با این حال، بهترین پلتفرم‌ها انعطاف‌پذیری لازم برای حمایت از تفکر واگرا را نیز فراهم می‌کنند.

نام‌گذاری‌ها و نظرات@ در زمان واقعی، همکاری در مورد ایده‌های بزرگ را بدون نیاز به برنامه‌ریزی جلسات زیاد یا ادغام اطلاعات در رشته‌های ایمیل آسان می‌کند. ساختارهای پوشه انعطاف‌پذیر و فیلدهای سفارشی به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا به سرعت قالب‌های پروژه جدید را بچرخانند و جریان‌های کاری را پردازش کنند.

به زبان ساده، یک پلتفرم مدیریت کار مشترک خوب تکرار آنچه را که کار می کند را برای شما آسان می کند، اما همچنین به شما انعطاف پذیری برای تفکر متفاوت و سازگاری با اهداف و خواسته های در حال تغییر را می دهد.

3. خود (و دیگران) را از ریزه کاری ها رها کنید

چه کسی زمان دارد تا زمانی که به‌روزرسانی‌های وضعیت ارسال می‌شود، وظایفی برای تعیین تکلیف و برنامه‌های پروژه برای ساخت وجود دارد، خارج از چارچوب فکر کند؟مدیران پروژه اغلب با پرش مستقیم به تفکر همگرا و حذف کارهایی از این دست در زمان صرفه جویی می کنند.

با این حال، فناوری در حال ظهور است که می تواند مدیران پروژه و تیم ها را از کارهای اداری پر زحمت رها کند. به عنوان مثال، اتوماسیون گردش کار نیاز به اختصاص دستی صاحبان وظایف، ایجاد الگوهای پروژه یا ارسال اعلان‌های به‌روزرسانی وضعیت را از بین می‌برد.

راه حل هایی مانند Zapier و Azuqua اتصال سیستم های نرم افزاری و انتقال یکپارچه اطلاعات بین پلتفرم ها را آسان می کنند—بدون نیاز به کپی و چسباندن!بسیاری از پلتفرم های پیشرو حتی ادغام های بومی را ارائه می دهند.

به حداقل رساندن مشغله های مکرر به تیم ها فرصت بیشتری برای تفکر واگرا می دهد که ممکن است قبلاً به سمت عقب رانده شده باشد. کمی برنامه ریزی و پردازش را به ماشین ها اضافه کنید و روی انجام کارهایی که نمی توانند تمرکز کنید!

برنامه ریزی برای خلاق بودن: امکان پذیر است

برنامه ریزی و خلاقیت به نظر می رسد که متقابل منحصر به فرد هستند. اما، وقتی نکات و نکات تفکر واگرا و همگرا را درک کنید، متوجه می شوید که این دو در واقع می توانند با هم خوب بازی کنند.

زمان و مکان برای هر دو وجود دارد، و مؤثرترین مدیران پروژه می‌دانند چه زمانی و چگونه می‌توانند به طور مؤثر از آنها استفاده کنند. از نکاتی که در اینجا بیان کرده‌ایم استفاده کنید، و پروژه‌ها را در مسیر خود حفظ خواهید کرد، در حالی که همچنان انعطاف‌پذیر، چابک و حامی تغییر و ایده‌های جدید هستید.

آیا علاقه مند به استفاده از یک سیستم مدیریت کار مشترک هستید که از تفکر واگرا و همگرا پشتیبانی می کند؟برای دوره آزمایشی رایگان 14 روزه Wrike ثبت نام کنید!