انجام معاملات کوتاه مدت

پردازش تراکنش ها و سیستم های گزارش دهی مدیریت

9. 1 توابع سیستم های پردازش تراکنش

معامله یک فعالیت ابتدایی است که در طول عملیات تجاری انجام می شود. سیستم های پردازش تراکنش (TPS) تراکنش های تجاری شرکت را پردازش می کند و در نتیجه از عملیات یک شرکت پشتیبانی می کند. یک TPS خود یک تراکنش غیر استعلام و همچنین تمام اثرات آن را در پایگاه داده ثبت می کند و اسناد مربوط به تراکنش را تولید می کند.

امروزه تقریباً در هر سازمانی TPS برای انجام تجارت ضروری است. TPS ها داده ها را به پایگاه داده های سازمانی وارد می کنند، این سیستم ها همچنین پایه ای هستند که سیستم های اطلاعاتی مدیریت گرا بر آن تکیه می کنند.

نمودارهای سیستمی ابزارهای تثبیت شده ای هستند که برای توصیف TPS ها استفاده می شوند. این نمودارها منابع ورودی به سیستم، مراحل اصلی پردازش، ذخیره سازی داده ها و خروجی های سیستم را نشان می دهد.

حالت های پردازش تراکنش [شکل 9. 2 و 9. 3]

پردازش تراکنش ممکن است در یکی از دو حالت انجام شود:

ویژگی های پردازش تراکنش های آنلاین:

1. هر تراکنش بلافاصله پس از ورود پردازش می شود.

2. OLAP رایج ترین حالتی است که امروزه استفاده می شود

3. پرهزینه تر از پردازش دسته ای

4. پایگاه داده همیشه به روز است

5. نیاز به استفاده از ذخیره سازی ثانویه سریع مانند دیسک های مغناطیسی

ویژگی های پردازش تراکنش دسته ای:

1. متکی به جمع آوری داده های تراکنش در یک دوره زمانی و سپس پردازش کل دسته در یک زمان است.

2. پردازش دسته ای معمولاً چرخه ای است: چرخه اجرای روزانه، هفتگی یا ماهانه بسته به ماهیت تراکنش ها ایجاد می شود.

3. ارزان تر از پردازش آنلاین

4. کنترل آسان تر از پردازش آنلاین

5. پایگاه داده دائماً قدیمی است

6. پردازش دسته ای اکنون با استفاده از فایل های دیسک ضبط می شود

9. 2 زیرسیستم های پردازش تراکنش در یک شرکت [شکل 9. 4]

پردازش کلی تراکنش، همچنین به عنوان پردازش داده شناخته می شود، فعالیت های تجاری اصلی یک شرکت را منعکس می کند. زیرسیستم های اصلی پردازش تراکنش در یک شرکت آنهایی هستند که پشتیبانی می کنند:

9. 3 فعالیت های پردازش تراکنش

پردازش تراکنش های فردی البته تا حدی به ماهیت آنها بستگی دارد. عناصر کلی پردازش تراکنش عبارتند از:

1. جمع آوری و اعتبارسنجی داده ها

2. معاملات - مراحل پردازش وابسته

ورود مستقیم داده ها معمولاً از طریق اتوماسیون داده منبع استفاده می شود. سیستم های پردازش تراکنش به طور فزاینده ای بر مبادله الکترونیکی داده ها (EDI) متکی هستند. این سیستم ها با جایگزینی اسناد کاغذی با داده های تراکنش فرمت شده ارسال شده از طریق شبکه های مخابراتی، ارتباط کامپیوتر به کامپیوتر را بدون ورود مکرر داده ها فراهم می کنند. اگرچه به صورت داخلی توسط برخی شرکت ها استفاده می شود، EDI در درجه اول نیازهای ارتباطات بین شرکتی را تامین می کند.

آزمون‌های اعتبارسنجی معمولی شامل بررسی اقلام داده، کدهای معتبر و مقادیر معتبر است. اعتبارسنجی گسترده تر ممکن است مستلزم مجوز معامله بر اساس سابقه مشتری و موجودی موجود باشد.

مراحل پردازش بستگی به تراکنش و حالت پردازش دارد

بسته به ماهیت تراکنش و اینکه آیا سیستم در حالت آنلاین یا دسته ای کار می کند، مراحل پردازش زیر ممکن است انجام شود:

1. طبقه بندی سیستم تراکنش های دریافتی را برای انتخاب مراحل پردازش بیشتر طبقه بندی می کند.

2. مرتب سازی رکوردهای تراکنش به ترتیب ارزش آیتم(های) داده ای که به طور منحصر به فرد هر یک از آنها را شناسایی می کند، مرتب می شوند.

3. بازیابی داده ها هدف از تراکنش پرس و جو، بازیابی داده ها از پایگاه داده است. سایر تراکنش ها ممکن است شامل بازیابی داده ها نیز باشد.

4. محاسبه محاسبات مورد نیاز به ماهیت معامله بستگی دارد.

5. خلاصه سازی معمولاً برای به دست آوردن گزارش های ساده ارائه شده توسط TPS انجام می شود، این مرحله خلاصه ها را در تمام یا برخی از تراکنش ها محاسبه می کند.

پس از تراکنش های غیر از استعلام، فایل های سیستم یا پایگاه های داده باید به روز شوند. بنابراین، داده های انباشته شده توسط TPS ها به عنوان منبعی از جزئیات برای اجزای مدیریت گرا سیستم های اطلاعاتی عمل می کنند.

9. 4 خروجی های ارائه شده توسط سیستم های پردازش تراکنش

خروجی های ارائه شده توسط TPS ها ممکن است به صورت زیر طبقه بندی شوند:

بسیاری از TPS ها اسناد تراکنش مانند صورتحساب، سفارش خرید یا چک حقوق و دستمزد را تولید می کنند. این اسناد تراکنش تولید شده توسط TPS ممکن است به دو دسته تقسیم شوند: اسناد اقدام و اسناد اطلاعاتی.

1. اسناد اقدام به انجام یک عمل کمک می کند. مدارک چرخش اقدام را آغاز می کند و پس از تکمیل آن به آژانس درخواست کننده بازگردانده می شود. بنابراین آنها همچنین به عنوان اسناد ورودی برای تراکنش دیگر عمل می کنند.

2. اسناد اطلاعاتی تأیید می کند که معامله ای انجام شده است یا از یک یا چند معامله خبر می دهد. اسناد تراکنش نیاز به رسیدگی دستی و در برخی موارد توزیع چند نسخه دارد. این فرآیند پرهزینه است و اگر یکی از نسخه ها نتواند به مقصد برسد، ممکن است منجر به ناسازگاری شود.

پرس و جو پاسخ ها و گزارش ها

TPS قابلیت‌های گزارش‌دهی ساده پرس‌وجو را ارائه می‌کند، البته بسیار کمتر از سیستم‌های گزارش‌دهی مدیریت. اکثر پرس و جوها یک صفحه نمایش اطلاعات را تولید می کنند. با این حال، گزارش ها نیز اغلب در نتیجه پرس و جو تولید می شوند.

برخلاف سیستم های گزارش دهی مدیریت، TPS ها معمولاً محدوده محدودی از گزارش های از پیش برنامه ریزی شده را ارائه می دهند. محتوا و قالب این گونه گزارش ها در نرم افزار TPS برنامه ریزی شده و گزارش ها طبق برنامه تولید می شوند. گزارش های TPS اغلب بسیار طولانی هستند.

انواع گزارش زیر توسط TPS تولید می شود:

1. گزارش تراکنش - فهرستی از تمام تراکنش‌های پردازش شده در طول اجرای سیستم و شامل مانیفست‌های سفارش خرید یا ثبت‌های فروش است.

2. گزارش‌های خطا (ویرایش) - گزارش‌های خطا، تراکنش‌هایی را فهرست می‌کند که در طول پردازش با خطا مواجه شده‌اند. آنها خطا را شناسایی می کنند و گاهی اوقات فایل اصلی یا رکوردهای پایگاه داده مربوطه را نیز فهرست می کنند.

3. گزارش های جزئیات - گزارش های جزئی عصاره هایی از پایگاه داده هستند که رکوردهایی را که معیارهای خاص را برآورده می کنند فهرست می کند.

4. گزارش های خلاصه - گزارش های خلاصه معمولی تولید شده توسط TPS ها شامل صورت های مالی است.

9. 5 از تبادل الکترونیکی داده (DEI) تا تجارت الکترونیک [شکل 9. 6]

یکی از ابزارهای برجسته اتوماسیون داده منبع، مبادله الکترونیکی داده است. تبادل الکترونیکی داده (EDI) مبادله رایانه به رایانه اسناد تراکنش الکترونیکی است که حداقل دو شریک تجاری را شامل می شود. با EDI، اسناد معاملات کاغذی، مانند سفارش خرید یا فاکتورها حذف می شوند و با ارتباطات الکترونیکی استاندارد جایگزین می شوند. EDI بر بسیاری از تجارت الکترونیک تأکید می کند و شرکت ها را قادر می سازد تا معاملات تجاری را از طریق شبکه های مخابراتی و به ویژه اینترنت انجام دهند.

اجزای EDI شامل موارد زیر است:

- پیام ها به صورت استاندارد و مورد توافق شرکای شرکت کننده رد و بدل می شوند.

2. استاندارد صنعت برای شناسایی محصول

- شرکا باید در مورد روش استاندارد شناسایی محصولات خود به توافق برسند.

- نرم افزار ترجمه پیام های EDI دریافتی را به قالبی تبدیل می کند که می تواند توسط برنامه های کاربردی شرکت مالک استفاده شود.

4. سیستم های مخابراتی

- EDI را می توان از طریق پیوندهای ارتباطی مستقیم بین شرکا، با استفاده از یک شبکه ارزش افزوده (VAN) از یک تامین کننده شخص ثالث یا از طریق اینترنت انجام داد. در میان سایر خدمات، VAN ها صندوق های پست الکترونیکی را عرضه می کنند که می توانند پیام ها را برای مخاطب نگه دارند.

فراتر از صرفه جویی مستقیم، EDI پتانسیل قابل توجهی در کاربردهای رقابتی و استراتژیک فناوری اطلاعات دارد. از جمله اثرات اصلی عبارتند از:

1. فشرده سازی چرخه تجاری با افزایش سرعت ارتباطات

2. پشتیبانی از حالت های رقابتی مبتنی بر زمان، مانند استراتژی تولید به موقع که موجودی ها را کاهش می دهد یا حتی حذف می کند، و استراتژی های خرده فروشی پاسخ سریع

3. تشدید روابط بین شرکای تجاری. این به دلیل هزینه جابجایی به سیستم EDI دیگر پس از استقرار سیستم داده شده و جلوگیری از سوء تفاهم به دلیل اشتباهات رایج در مبادله اسناد کاغذی است.

9. 6 سیستم های گزارش دهی مدیریت [شکل 9. 8]

ویژگی های سیستم های گزارش دهی مدیریت

سیستم های گزارش دهی مدیریت پیچیده ترین سیستم های اطلاعاتی مدیریت گرا هستند. هدف اصلی سیستم‌های گزارش‌دهی مدیریت (MRS) ارائه گزارش‌های چاپی یا الکترونیکی به مدیریت پایین و متوسط و با قابلیت‌های پرس و جو برای کمک به حفظ کنترل عملیاتی و مدیریتی شرکت است.

ویژگی های MRS عبارتند از:

1. آنها معمولاً توسط متخصصان سیستم های اطلاعاتی، به جای کاربران نهایی، در یک دوره زمانی طولانی، با استفاده از روش های توسعه مبتنی بر چرخه عمر، در مقابل توسعه سریع، ابتدا با ساختن یک سیستم نمونه اولیه ساده تر و سپس اصلاح آن، توسعه می یابند. در پاسخ به تجربه کاربر

2. این سیستم ها برای موقعیت هایی ساخته شده اند که در آن نیازهای اطلاعاتی به خوبی شناخته شده است و انتظار می رود که نسبتاً پایدار بماند.

3. MRS ها به طور مستقیم از فرآیند تصمیم گیری به عنوان جستجوی راه حل های جایگزین برای مشکلات و انتخاب راه حلی که باید اجرا شود پشتیبانی نمی کنند.

4. MRS ها به جای پیش بینی آینده، معطوف به گزارش در مورد گذشته و حال هستند.

5. MRS ها عموماً قابلیت های تحلیلی محدودی دارند. آنها بر اساس مدل‌های دقیق ساخته نشده‌اند، بلکه بیشتر بر استخراج داده‌ها از پایگاه‌های داده بر اساس معیارهای داده شده و خلاصه کردن داده‌ها متکی هستند.

6. MRSها عمدتاً در مورد عملیات داخلی شرکت گزارش می دهند نه اینکه مرزهای شرکت را با گزارش اطلاعات خارجی پوشش دهند.

گزارش گیری توسط سیستم های گزارش مدیریت

MRSها ممکن است مستقیماً از یک پایگاه داده جمع‌آوری و نگهداری شده توسط یک سیستم پردازش تراکنش یا از پایگاه‌های داده‌ای که برای این منظور از پایگاه داده مرکزی جدا شده‌اند، گزارش تولید کنند. پایگاه داده های اسپین آف جداگانه ممکن است به دلایل مختلفی ایجاد شوند، مانند:

1. اجتناب از تداخل و تاخیر در پردازش تراکنش

2. حفظ امنیت پایگاه های داده مرکزی

3. صرفه جویی با استفاده از پایگاه های داده محلی قابل دسترسی برای مدیران محلی برای مقابله با هزینه های سنگین مخابراتی کار با پایگاه داده مرکزی.

MRS انواع گزارش های زیر را ارائه می دهد:

1. گزارش های برنامه ریزی شده (دوره ای).

- بسته به نیاز تصمیم گیری به صورت روزانه، هفتگی، دوهفته ای یا سایر موارد منظم مبله می شوند.

- قالب و محتوای اطلاعاتی گزارش های برنامه ریزی شده از قبل تعیین شده است. با این حال، شناسایی نیازهای اطلاعاتی ضروری مدیران مختلف برای تسهیل تصمیم گیری هر مدیر و جلوگیری از اضافه بار اطلاعات بسیار مهم است.

- مفهوم گزارش مسئولیت به طور کلی به کار می رود - مدیران گزارش هایی را در حوزه های خاص مسئولیت خود دریافت می کنند.

- سلسله مراتبی از گزارش های عملکرد به وجود می آید که هر گزارش فقط شامل مواردی است که مدیر می تواند کنترل کند.

- فقط زمانی تولید می شود که شرایط A خارج از محدوده @ از پیش تعیین شده باشد و فقط حاوی اطلاعات مربوط به این شرایط باشد. گزارش استثنایی به مدیران کمک می کند تا از مطالعه ارقام حادثه اجتناب کنند و بر انحراف از هنجار و رویدادهای غیرعادی تمرکز کنند.

- توانایی یک مدیر برای درخواست گزارش تقاضا یا خروجی صفحه در صورت نیاز، انعطاف پذیری استفاده از MRS را افزایش می دهد و به کاربر نهایی این امکان را می دهد که اطلاعات و قالبی را که به بهترین وجه با نیازهای او مطابقت دارد درخواست کند. زبان های پرس و جو ارائه شده توسط DBMS داده ها را برای گزارش تقاضا در دسترس قرار می دهند.

9. 7 پتانسیل استراتژیک پردازش معاملات و سیستم های گزارش مدیریت

TPS می تواند توانمندساز نوآوری های اصلی فرآیند باشد. فرآیندهای تجاری بازطراحی شده، که توسط TPS پشتیبانی می‌شوند، خطوط تجاری کاربردی را کاهش می‌دهند و می‌توانند خدمات سریع و باکیفیت مشتری را تضمین کنند. TPS های استراتژیک ممکن است با تمرکز بر فرآیندهای داخلی یا مشتری مدار به منبع مزیت رقابتی یا برابری رقابتی تبدیل شوند.

ماهیت مشتری محور بسیاری از TPS ها به برخی شرکت ها این فرصت را می دهد که با ارائه سیستم های منحصر به فرد مزیت رقابتی به دست آورند. برخی از انواع سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر این قابلیت ها که می توانند برای اثر رقابتی مورد بهره برداری قرار گیرند عبارتند از:

1. سیستم های ردیابی - سیستم های گزارش دهی مدیریتی که به طور مداوم وضعیت یک پروژه یا محصول در دست توسعه را دنبال می کنند.

2. سیستم های مکان یابی - TPS که موقعیت جغرافیایی مواد یا وسایل نقلیه را نظارت می کند.

3. سیستم های مدیریت دارایی - TPS و MRS که وضعیت موجودی مالی و دارایی های منابع انسانی را به صورت آنلاین نگهداری و گزارش می دهند.